សំណួរ-ចម្លើយ ជំពូកទី៦ ការរៀបចំទុកដាក់ឯកសាររដ្ឋបាល (ភាគ១)

សំណួរ

១- តើឯកសាររដ្ឋបាលដែលប្រើប្រាស់ហើយ ត្រូវរៀបចំដូចម្តេច ?

២- ដូចម្តេចហៅថាប័ណ្ណសារ ?

៣- ហេតុអ្វីបានជាត្រូវរក្សាឯកសារចេញ និងឯកសារចូល ?

៤- តើក្នុងការបញ្ជូលឯកសារក្នុងសំណុំរឿង និងការបញ្ជូលសំណុំរឿងជាមួយគ្នាត្រូវអនុវត្តអ្វីខ្លះ ?

៥- អ្វីទៅជាលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យកាលប្បវត្តិ ?

ចម្លើយ

១- ឯកសាររដ្ឋបាលដែលប្រើប្រាស់ហើយ គេត្រូវរៀបចំទុកដាក់ឲ្យបានត្រឹមត្រូវ និងមានសុវត្ថិភាពពីព្រោះឯកសារទាំងនោះគេនឹងត្រូវការប្រើប្រាស់នៅពេលណាមួយ ដើម្បីធ្វើជាលំអាន និងជាគំរូ ។ ដូចនេះ អង្គភាពរដ្ឋបាលក៏ដូច​ស្ថាប័នរដ្ឋបាល ត្រូវបង្កើតឲ្យមានប័ណ្ណសារសម្រាប់តំកល់ឯកសាររៀងខ្លួន ។

២- ប័ណ្ណសារ គឺជាសំណុំឯកសារ ដែលពាក់ព័ន្ធនឹងប្រវត្តិរបស់ទីក្រុង គ្រួសារមួយ ។ល។ ឬជាសំណុំឯកសារផ្ទាល់របស់សហគ្រាសមួយ របស់អង្គភាពរដ្ឋបាលមួយ ។ ម្យ៉ាងទៀតពាក្យប័ណ្ណសារក៏មានន័យថា ជាកន្លែងដែលគេតំកល់សំណុំឯកសារ របស់អង្គភាពរដ្ឋបាលមួយ ឬស្ថាប័នរដ្ឋបាលមួយ ។ ឯកសាររដ្ឋបាលដែលស្ថិតនៅក្នុងប័ណ្ណសារ ដូចជា សារាចរ លិខិតឆ្លើយតប របាយការណ៍ កំណត់ហេតុ ។ល។

            សាកលវិទ្យាល័យ អគ្គនាយកដ្ឋាន ឬនាយកដ្ឋាននីមួយៗ មន្ទីរពេទ្យនីមួយៗ ឬការិយាល័យនីមួយៗ ត្រូវរៀបចំប័ណ្ណសារផ្ទាល់របស់ខ្លួនដែលរួមមាន ៖

• ឯកសារបញ្ជូនមកពីខាងក្រៅ ហៅថា ឯកសារចូល
• ឯកសារដែលនាយកដ្ឋាន ឬមន្ទីរ ឬការិយាល័យធ្វើផ្ទាល់ ហៅថាឯកសារចេញ ។

៣- ការរក្សាឯកសារចេញ និងឯកសារចូល មានសារៈប្រយោជន៍ចាំបាច់ណាស់ ពីព្រោះកិច្ចការទាំងឡាយ នឹងអាចកើតឡើងជាថ្មីម្តងទៀត ដោយមូលហេតុផ្សេងៗ ហើយម្យ៉ាងទៀតក្នុងករណីខ្លះ សំណុំរឿងពាក់ព័ន្ធ នឹងកិច្ចការដែលដោះស្រាយរួច ក៏ត្រូវយកមកប្រើប្រាស់ឡើងវិញដែរ ។ ដូច្នេះហើយ នៅពេលដែលគេត្រូវការចាត់ការកិច្ចការអ្វីមួយ គេត្រូវនឹកទៅដល់សំណុំរឿងនៃកិច្ចការមុនៗដែលមានលក្ខណៈប្រហាក់ប្រហែលគ្នា ។ ការសិក្សាអំពីទំលាប់ (អ្វីដែលធ្លាប់មានពីមុន) មានប្រយោយជន៍សម្រាប់យកជាគំរូ ឬជាលំអានក្នុងការដោះស្រាយបញ្ហានានា ។

            ដើម្បីឲ្យមានភាពងាយស្រួលក្នុងការរាវរកឯកសារដែលតំកល់ទុក គេត្រូវទុកដាក់ឯកសារដោយបញ្ជូលតាមក្រុមរបស់វា ។

៤- ក្នុងការបញ្ជូលឯកសារក្នុងសំណុំរឿង និងការបញ្ជូលសំណុំរឿងជាមួយគ្នាត្រូវអនុវត្តតាមលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យដូច​តទៅ ៖

• លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យកាលប្បវត្តិ
• លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យប្រភេទ
• លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យនាម
• លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យវិភាគ
• លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យអក្ខរក្រម

៥- លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យកាលប្បវត្តិ គឺមានភាពសាមញ្ញាបំផុត ។ គេបញ្ជូលឯកសាររដ្ឋបាលជាមួយដោយគិតទៅលើកាលបរិច្ឆេទ ដែលផ្ញើមកដល់ចំពោះលិខិតចូល និងកាលបរិច្ឆេទចេញចំពោះលិខិតចេញ ។

គេនិយមប្រើលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យដូចខាងលើនេះ ចំពោះតែឯកសារចេញទេ ។ ការិយាល័យ នាយកដ្ឋាន ជំនាញនិងការិយាល័យរបៀប ត្រូវរក្សាទុករៀងៗខ្លួន នូវឯកសារចេញមួយច្បាប់ៗ រៀងរាល់ច្បាប់ ។ ឯកសារទាំងនោះយកត្រូវបិទនៅក្នុងសៀវភៅកាលប្បវត្តិ (ក្រូណូ) តាមលំដាប់លេខលិខិត ។ ជាទូទៅគេអនុវត្តគួបផ្សំ នូវលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យផងដែរ ។ ដោយសារការអនុវត្តតាមរបៀបដូចខាងលើនេះ គេអាចស្រាវជ្រាវរកឯកសារឃើញ ឆាប់រហ័សដោយគ្រាន់តែដឹងអំពីកាលបរិច្ឆេទ និងលេខលិខិត ។ ម្យ៉ាងទៀត លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យកាលប្បវត្តិ ត្រូវបានយកទៅប្រើនៅក្នុងក្រុមឯកសារនីមួយៗទៀត ​ឯកសារត្រូវបានបិទគរលើគ្នាជាបន្តបន្ទាប់ នៅពេលដែលមានឯកសារចូល និងនៅពេលដែលមានឯកសារចេញ ។

តភាគ