សំណួរ-ចម្លើយ ជំពូកទី៤ ការងារលិខិតចូល ចេញ និងចរាចរលិខិត (ភាគ១)

សំណួរ

១- ដូចម្តេចហៅថាលិខិតចូល ?

២- តើការបើកស្រោមលិខិត-ការចុះបញ្ជីត្រូវធ្វើដូចម្តេចខ្លះ ? ចូរបកស្រាយ ?

៣- តើលិខិតចូលបែងចែកជាប៉ុន្មានប្រភេទ ? អ្វីខ្លះ ?

៤- អ្វីទៅជាការធ្វើកំណត់បង្ហាញលិខិតចូល ?

៥- តើកំណត់បង្ហាញលិខិតចូលមានខ្លឹមសារអី្វខ្លះ ?

៦- ដូចម្តេចហៅថាលិខិតចេញ ?

ចម្លើយ

១- លិខិតចូល គឺជាលិខិតដែលផ្ញើមកពីខាងក្រៅ ចូលមកស្ថាប័ន-អង្គភាពនានា ។ លិខិតដែលផ្ញើមកភាគច្រើនត្រូវបានច្រកក្នុងស្រោមបិទជិត ។

២- ការបើកស្រោមលិខិត-ការចុះបញ្ជី គឺបន្ទាប់ពីបានទទួលស្រោមលិខិតរួចហើយ ការិយាល័យរបៀប មានភារកិច្ចហែកស្រោមលិខិត ។ ប៉ុន្តែមុននឹងហែក ត្រូវពិនិត្យខ្លឹមសារទាំងអស់ដែលគេសរសេរនៅលើស្រោម​ ។ បើឃើញសរសេរថាៈ “គោរពជូន ឯកឧត្តម ក រដ្ឋមន្រ្តី...” ឬ “គោរពជូន ឯកឧត្តម ខ អភិបាលខេត្ត...” ការិយាល័យរបៀបមិនត្រូវហែកស្រោមលិខិតនោះទេ ។ ការិយាល័យរបៀបត្រូវបញ្ជូនស្រោមលិខិតនោះ ទៅលេខាផ្ទាល់របស់ឯកឧត្តម ជាអ្នកទទួលលិខិត ឬជូនឯកឧត្តមផ្ទាល់តែម្តងក៏បាន ។ ផ្ទុយទៅវិញ បើនៅលើស្រោមលិខិត ឃើញសរសេរថា “គោរពជូន ឯកឧត្តម រដ្ឋមន្រ្តីក្រសួង...” ឬ “ឯកឧត្តម អភិបាលខេត្ត...” ការិយាល័យរបៀបអាចហែកស្រោមលិខិតនោះបាន ។  បើនៅលើលិខិតមានបោះត្រា “ប្រញាប់” ឬ “ប្រញាប់ណាស់” ឬ “ប្រញាប់បំផុត” ការិយាល័យរបៀប “សម្ងាត់” ការិយាល័យរបៀប ត្រូវបញ្ជូនលិខិតនោះ មកខុទ្ទកាល័យត្រង់តែម្តងបន្ទាប់ពីបោះត្រាចូល ចុះលេខចូល នៅលើស្រោមសំបុត្រ និងចុះក្នុងសៀវភៅដោយឡែករួចហើយ ។ លិខិត ឬឯកសាររដ្ឋបាល ដែលទើបដកចេញពីស្រោមមកត្រូវបោះត្រាចូល ដោយការិយាល័យរបៀប គេនិយមប្រើត្រាជ្រុង សម្រាប់បោះនៅលើលិខិតចូល ។ កន្លែងដែលបោះត្រាជ្រុងនោះ គឺត្រូវបោះត្រានៅខាងឆ្វេង ខាងក្រោមប្រភពលិខិត ។ ត្រូវចុះកាលបរិច្ឆេទទទួល និងម៉ោងទទួលលិខិតឲ្យបានត្រឹមត្រូវ មានន័យថា បើទទួលថ្ងៃណា ម៉ោងណា ត្រូវចុះថ្ងៃនោះ ម៉ោងនោះ ។ ការចុះម៉ោងទទួលមានសារៈសំខាន់ណាស់ ចំពោះលិខិតដែលត្រូវដោះស្រាយបន្ទាន់ ហើយការិយាល័យរបៀបអាចជៀសផុតពីការស្តីបន្ទោសរបស់ថ្នាក់លើ នៅពេលលិខិតនោះដោះស្រាយមិនទាន់តាមសំណូមពរ ។ ត្រង់កន្លែង “អ្នកទទួល” បើការិយាល័យរបៀបមិនបែងចែកជាផ្នែកសម្រាប់ទទួលទេ គេត្រូវសរសសេរឈ្មោះអ្នកទទួល ។ ក្រោយពេលដែលបំពេញកាលបរិច្ឆេទ ម៉ោងទទួល និងបំពេញកន្លែង “អ្នកទទួល” រួចហើយគេត្រូវចុះបញ្ជីលិខិតចូល និងចុះលេខចូលក្នុងសៀវភៅលិខិតចូល ។

៣-​ លិខិតចូលត្រូវបានបែងចែកដូចខាងក្រោម ៖

• របាយការណ៍
• សេចក្តីជូនដំណឹង ឬលិខិតជូនដំណឹង
• លិខិតអញ្ជើញ
• ពាក្យបណ្តឹង
• លិខិតស្នើសុំនានា
• ព្រះរាជក្រម
• ព្រះរាជក្រឹត្យ អនុក្រឹត្យ
• ប្រកាស
• សេចក្តីសម្រេច
• សារាចរ
• ដីកា ។ល។

ប្រភេទលិខិតចូលនីមួយៗ ត្រូវចុះក្នុងសៀវភៅទៅតាមប្រភេទលិខិត ។ បន្ទាប់ពីចុះបញ្ជីរួចហើយ គេត្រូវធ្វើកំណត់បង្ហាញលិខិតចូល ។

៤- កំណត់បង្ហាញលិខិតចូល ជាឯកសាររដ្ឋបាលមួយប្រភេទ ដែលមានលក្ខណៈសាមញ្ញបំផុត ប៉ុន្តែក៏ទាមទារឲ្យមន្រ្តីដែលមានសមត្ថភាព ទើបអាចធ្វើបាន ។ កំណត់បង្ហាញលិខិតចូល ត្រូវប្រើសម្រាប់ខ្ទាស់ជាប់ជាមួយលិខិតចូល ដើម្បីដាក់ជូនថ្នាក់ដឹកនាំស្ថាប័នបានជ្រាបជាជំហានដំបូង អំពីខ្លឹមសារនៃលិខិតចូល នឹងមានយោបល់ផងដែរប្រសិនបើមាន​ ។ អ្នកធ្វើកំណត់បង្ហាញលិខិតចូល គឺការិយាល័យរដ្ឋបាល ។ គេបោះពុម្ពនូវខ្លឹមសារ នៃក្រដាសកំណត់បង្ហាញលិខិតចូល ដោយទុកចន្លោះសម្រាប់បំពេញខ្លឹមសារដោយឡែក ។

៥- កំណត់បង្ហាញលិខិតចូលមានខ្លឹមសារដូចជា​៖

• ឈ្មោះហៅជាផ្លូវការនៃប្រទេស និងបាវចនា ៖ ត្រូវសរសេរឈ្មោះប្រទេស និងបាវចនា ជាអក្សរធំបន្តិចនៅចំកណ្តាលទំព័រ ។
• ប្រភព ៖ គេសរសេរប្រភព នៃកំណត់បង្ហាញលិខិតចូល នៅផ្នែកខាងឆ្វេងក្រោមប្រទេស ។ ជាទូទៅប្រភពនៃកំណត់បង្ហាញលិខិតចូល គឺខុទ្ទកាល័យ ឬអាចប្រែប្រួលទៅតាមប្រភេទអង្គភាពតូចធំ ។
• ចំណង់ជើង ៖ ការសរសសេរចំណងជើងថា “កំណត់បង្ហាញលិខិតចូល” ជាតួអក្សរធំបន្តិចនៅចំកណ្តាលទំព័រខាងក្រោមឈ្មោះប្រទេស (ប្រហែល ៤-៥ ចន្លោះបន្ទាត់) ។
• នៅខាងក្រោមចំណងជើង គេត្រូវបោះពុម្ព នូវខ្លឹមសាររួមមួយចំនួនទៀតដូចខាងក្រោម ៖

​              ក្រសួង ស្ថាប័នផ្ញើ.......................លេខ...............................ថ្ងៃទី.........ខែ.............ឆ្នាំ.....................

             កម្មវត្ថុ ៖ ........................................................................................................................................

             ខ្លឹមសារសង្ខេប ៖ ......................................................................................................................

                                        .......................................................................................................

            ក្នុងការសរសេរខ្លឹ​មសារសង្ខេបនៃលិខិតចូល ត្រូវសរសេរឲ្យខ្លី និងឲ្យចំបញ្ហា ឲ្យត្រូវតាមសំណូមពររបស់លិខិត ដើម្បីថា្នក់ដឹកនាំជ្រាប និងមានមតិ (ចំណា) ។ ជួនកាលគេពុំចាំបាច់សង្ខេបខ្លឹមសារទេ ។

• យោបល់របស់ការិយាល័យរបៀប ខុទ្ទកាល័យ និងមតិសម្រេចរបស់ថ្នាក់ដឹកនាំ ៖ នៅខាងក្រោមខ្លឹមសារសង្ខេប គេត្រូវចែកទំព័រក្រដាសជាពីរផ្នែកស្មើគ្នាដោយបន្ទាត់ឈរមួយ ។ ផ្នែកខាងស្តាំសម្រាប់ការិយាល័យរបៀប និងខុទ្ទកាល័យចារយោបល់ រីឯខាងឆ្វេងសម្រាប់ថ្នាក់ដឹកនាំក្រសួង ឬអភិបាលរាជធានី-ខេត្ត ចារមតិសម្រេច ។ ការិយាល័យរបៀប ត្រូវពិនិត្យខ្លឹមសារលិខិតចូលឲ្យបានច្បាស់លាស់រួចត្រូវចារថា​ “គួរបញ្ជូនទៅអង្គភាព...ដើម្បីជូនជ្រាប ឬមុខងារ” ។ ខុទ្ទកាល័យត្រូវពិនិត្យមើលឲ្យបានត្រឹមត្រូវ អំពីខ្លឹមសារនៃលិខិតចូល និងចំណាររបស់ការិយាល័យរបៀប មុននឹងចារយោបល់លើកំណត់បង្ហាញលិខិតចូល ព្រោះឯកសារខ្លះអាចចារបញ្ជូនត្រង់ទៅអង្គភាពជំនាញបានឯឯកសារខ្លះទៀត ត្រូវមានការឯកភាពពីថ្នាក់ដឹកនាំក្រសួង ស្ថាប័ន ឬរាជធានី-ខេត្ត សិន មុននឹងបញ្ជូនទៅអង្គភាពជំនាញ ។ ដើម្បីចារបញ្ជូនលិខិតឲ្យបានចំតាមមុខការរបស់អង្គភាពជំនាញនីមួយៗ ការិយាល័យរបៀបក៏ដូចជាខុទ្ទកាល័យ ត្រូវក្តាប់ឲ្យជាប់អំពីភារកិច្ចរបស់អង្គភាពជំនាញនីមួយៗ និងត្រូវយកចិត្តទុកដាក់ តាមដានការងាររបស់ក្រសួង ស្ថាប័ន ខេត្ត ក្រុង ព្រមទាំងមិតណែនាំផ្សេងៗរបស់ថ្នាក់លើ ។ ជៀសវាងឲ្យបានដាច់ខាត ការចារបញ្ជូនលិខិតចូលមិនចំមុខការរបស់អង្គភាពជំនាញ និងជៀសវាងការចារបញ្ជូនលិខិតម្តងទៅអង្គភាពនេះ ម្តងទៀតទៅអង្គភាពនោះ នៅលើលិខិតនានា ដែលមានខ្លឹមសារប្រហាក់ប្រហែលគ្នា ។ លិខិតចូលត្រូវបានបញ្ជូនទៅថ្នាក់លើ ឬទៅអង្គភាពជំនាញនានា តាមចំណាររបស់ខុទ្ទកាល័យបើនៅក្រសួង ឬសាលារាជធានី-ខេត្ត ឬអាចប្រែប្រួលទៅតាមប្រភេទអង្គភាពផ្សេងៗ ។

៦-​ លិខិតចេញ គឺជាលិខិតដែលធ្វើឡើង និងចុះហត្ថលេខាដោយថ្នាក់ដឹកនាំក្រសួង ស្ថាប័ន សាលារាជធានី-ខេត្ត ឬអង្គភាពនានា ហើយដែលត្រូវផ្ញើចេញទៅក្រៅ ។

តភាគ