សំណួរ-ចម្លើយ ជំពូកទី៦ ការរៀបចំទុកដាក់ឯកសាររដ្ឋបាល (ភាគ២)

សំណួរ

៦- អ្វីទៅជាលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យប្រភេទ ?

៧- អ្វីទៅជាលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យនាម ?

៨- អ្វីទៅជាលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យវិភាគ ?

៩- អ្វីទៅជាលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យអក្ខរក្រម ?

១០- តើដំណាក់នៃការបញ្ជូលក្រុមឯកសារត្រូវធ្វើដូចម្តេច ?

ចម្លើយ

៦- លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យប្រភេទ គឺគេទុកដាក់ឯកសាររដ្ឋបាលជាមួយគ្នា ដោយគិតទៅលើប្រភេទបានន័យថា បើប្រភេទជាលិខិតរដ្ឋបាលគេដាក់មួយក្រុម ប្រភេទលិខិតបទដ្ឋានគេដាក់មួយក្រុម ឬគេអាចបំបែកជាក្រុមតូចៗ ដូចជា ប្រភេទសារាចរគេដាក់មួយក្រុម ក្រុមសេចក្តីសម្រេច ក្រុមដីកា ក្រុមប្រកាស ។ល។ រៀបបញ្ជូលក្រុមឯកសារដូចខាងលើនេះ មានលក្ខណៈងាយស្រួលបំផុត ដោយមិនមានការស្មុគស្មាញស៊ាំញ៉ាំ ។ ជាមួយគ្នានេះ គេក៏ត្រូវប្រើគួបផ្សំជាមួយលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យកាលប្បវត្តិដែរ សម្រាប់ទុកដាក់ប័ណ្ណសារទូទៅ ។ ហេតុដូច្នេះហើយ នៅទីស្តីការក្រសួង គេឃើញមានក្រូណូសារាចរ ក្រូណូដីកាអម ។ល។ ជួនកាលប្រភេទឯកសារជាច្រើន ត្រូវបានបញ្ជូនក្នុងក្រុមជាមួយគ្នា ។ នៅតាមសាលាខេត្តមួយចំនួន មានក្រូណូសម្រាប់ លិខិត របាយការណ៍ និងកំណត់ហេតុ ។ លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យប្រភេទ អាចយកទៅប្រើនៅក្នុងសំណុំរឿងទូទៅ ។

ឧទាហរណ៍ ៖ នាយកដ្ឋានមួយ ឬការិយាល័យមួយ ចាត់ការលើកិច្ចការអ្វីមួយដែលបញ្ញត្តិ នៅក្នុងព្រះរាជក្រឹត្យ ក្នុងអនុក្រឹត្យ ក្នុងប្រកាស ក្នុងដីកា ក្នុងសារាចរជាច្រើន និងសេចក្តីណែនាំពិសេស ដើម្បីឲ្យមានលក្ខណៈងាយស្រួល គេត្រូវរៀបទុកដាក់ឯកសារទាំងនោះ តាមលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យប្រភេទ ។

៧- លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យនាម គឺគេទុកដាក់ឯកសារដោយ គិតទៅលើនាម ឧទាហរណ៍ នាមរបស់បុគ្គលិក ។ នៅនាយកដ្ឋានបុគ្គលិក ឬការិយាល័យបុគ្គលិក ឯកសារទាំងអស់ដែលពាក់ព័ន្ធ នឹងមន្រ្តីណាម្នាក់ត្រូវបានបញ្ជូនទៅក្នុងសឺមីសំណុំរឿងមួយ ដែលមានឈ្មោះមន្រ្តីនោះ ។ ក៏ដូចគ្នាដែរ នៅក្នុងអង្គភាពអធិការកិច្ច គេទុកដាក់ឯកសារដែលពាក់ព័ន្ធនឹងបណ្ណឹង ឬសំណើរបស់អ្នកនៅក្រោមបង្គាប់ នៅក្នុងសឺមីមួយ ដែលមានសរសេរម្ចាស់បណ្ណឹងនោះ ។ នៅក្នុងអង្គភាពហិរញ្ញវត្ថុ អ្នកជាប់ពន្ធម្នាក់ៗ មានសឺមីសំណុំរឿងមួយ ហើយនៅលើសឺមីនោះ គេសរសេរឈ្មោះអ្នកជាប់ពន្ធ ។ នៅលើសឺមីសំណុំរឿង គេអាចសរសេរឈ្មោះនីតិបុគ្គលិក ឬអង្គភាពរដ្ឋបាល ។ ក្រសួងឧស្សាហកម្មរ៉ែនិងថាមពល អាចបង្កើតឲ្យមានសឺមីមួយ សម្រាប់ដាក់សំណុំរឿងដែលពាក់ព័ន្ធនឹងរោងចក្រ ឬសហគ្រាសមួយ ។ គេអាចយកឈ្មោះទីតាំងភូមិសាស្រ្តមកប្រើ សម្រាប់សរសេរលើសឺមីសំណុំរឿងក៏បាន ។ នៅសាលាខេត្ត គេបង្កើតឲ្យមានសឺមីមួយ សម្រាប់ដាក់សំណុំរឿងដែលពាក់ព័ន្ធនឹងស្រុកមួយ ហើយគេសរសេរឈ្មោះស្រុកនោះនៅលើសឺមីនោះ ។ ផ្នែកបឋមសិក្សា នាយកដ្ឋានចំណេះទូទៅ នៃក្រសួងអប់រំយុវជន និងកីឡា អាចបង្កើតឲ្យមានសឺមីមួយសម្រាប់ឃុំនីមួយៗ ហើយគេសរសេរឈ្មោះ ឃុំនៅលើសឺមី ។ សំណុំរឿងដែលពាក់ព័ន្ធ នឹងសាលាបឋមសិក្សាទាំងអស់ ដែលស្ថិតក្នុងឃុំនោះត្រូវបានបញ្ជូនទៅក្នុងសឺមីឃុំនោះ ។

៨- លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យនាមវិភាគ គឺជាការទុកដាក់ឯកសារបញ្ជូលជាមួយគ្នា ដោយផ្អែកលើកម្មវត្ថុនៃឯកសារ ។ របៀបដូចខាងលើមិនមានភាពសាមញ្ញប៉ុន្មានទេ ប៉ុន្តែគេនិយមប្រើច្រើន ។ ការបញ្ជូលឯកសារជាមួយគ្នាដោយផ្អែកលើកម្មវត្ថុនៃឯកសារ​ មានសារៈប្រយោជន៍ណាស់ សម្រាប់បម្រើឲ្យការស្រាវជ្រាវទៅថ្ងៃក្រោយ ជាងការប្រមូលផ្តុំ​ឯកសារដោយផ្អែកលើ ឈ្មោះសាមីជន និងកាលបរិច្ឆេទនៃឯកសារ​។  នាយកដ្ឋាន ឬការិយាល័យនីមួយៗ មានមុខការច្បាស់លាស់តាមការកំណត់ ។ នាយកដ្ឋាន ឬការិយាល័យទទួលចាត់ចែងកិច្ចការ ដែលមានកម្មវត្ថុប្រហាក់ប្រហែលគ្នាដែលគេបញ្ជូនឲ្យ ។ ប្រសិនបើមានកិច្ចការថ្មីមិនអាចបញ្ជូលក្នុងសឺមីមុនៗបាន គេត្រូវបង្កើតសឺមីថ្មីមួយទៀត ។ សម្រាប់ទុកដាក់ឯកសារនៃកិច្ចការថ្មីនោះ ។ គេត្រូវសរសេរចំណងជើងនៅលើសឺមីឲ្យបានត្រឹមត្រូវ ស្របតាមខ្លឹមសារនៃឯកសារដែលមាននៅក្នុងសឺមី ។

ឧទាហរណ៍ ៖ ក្នុងសំណុំរឿងរបស់មន្រ្តីមួយរូបត្រូវមាន៥សឺមីវិភាគ ដូចខាងក្រោម ៖

• ការតែងតាំង ការផ្ទេរតំណែង ការផ្លាស់កន្លែងធ្វើការ
• វិស្សមកាល​ ច្បាប់ឈប់
• គ្រឿងឥស្សរិយយស  លិខិតសរសើរ លិខិតបញ្ជាក់ វិញ្ញាបនបត្រ
• វិវាទ ការប្តឹង ទ័ណ្ឌកម្ម
• មរណៈភាព ការដាក់ឲ្យចូលនិវត្ត ការលាឈប់ ការបណ្តេញ ការហូតងារ ។

ប្រសិនបើសឺមីណាមួយមានឯកសារច្រើន គេអាចបំបែកទៅជាសឺមីតូចៗទៀត ។

ឧទាហរណ៍ ៖ នៅក្នុងសឺមីទី១ ដែលត្រូវទុកដាក់ឯកសារស្តីពីការតែងតាំងការផ្ទេរតំណែង ការផ្លាស់កន្លែងធ្វើការ គេអាចបំបែកជាសឺមីតូចៗដូចតទៅ ៖

• ការតែងតាំង                 (មួយសឺមី)
• ការផ្ទេរតំណែង             (មួយសឺមី)
• ការផ្ទេរកន្លែងធ្វើការ       (មួយសឺមី)

នៅក្នុងសឺមីតូចនីមួយៗគេត្រូវរៀបឯកសារតាមលំដាប់កាលបរិច្ឆេទ (លំដាប់កាលប្បវត្តិ) ។

៩- លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យអក្ខរក្រម គឺត្រូវបានប្រើសម្រាប់រៀបសំណុំរឿង ដែលត្រូវបានរៀបទុកដាក់តាមលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យវិភាគរួចហើយ ។

ឧទាហរណ៍ ៖ ក្នុងការទុកដាក់សឺមីតូចៗនៃសំណុំរឿងរបស់មន្រ្តីមួយរូប គេត្រូវរៀបសឺមីតូចៗតាមលំដាប់អក្សរដូចខាងក្រោម (ពី “គ” ដល់ “វ” ) ៖

• គ្រឿងឥស្សរិយយស
• តែងតាំង
• មរណៈភាព
• វិស្សមកាល
• វិវាទ

១០- ដំណាក់នៃការបញ្ជូលក្រុមឯកសារ ត្រូវបានយកមកប្រើប្រាស់គួបផ្សំជាមួយគ្នា ។ តាមធម្មតាគេប្រើសឺមីកាតុងរឹងមានខ្សែចង សឺមីកាតុង និងសឺមីក្រដាសទន់ ។ សំណុំរឿងទូទៅត្រូវបានរៀបបញ្ជូលគ្នា ដោយប្រើលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យវិភាគ តាមសកម្មភាពការងាររបស់ការិយាល័យ ឬនាយកដ្ឋាន ។ សំណុំលិខិតទាំងនោះ ត្រូវបានបញ្ជូលនៅក្នុងថតនានា ។ ប័ណ្ណសារចាស់ៗត្រូវបានតំកល់ទុកដោយរៀបតាមកាលប្បវត្តិ ។ នៅក្នុងសឺមីសំណុំរឿងទូទៅ សឺមីតូចៗត្រូវបានរៀបតាមលំដាប់ដែលងាយស្រួលរក ។ បើសឺមីតូចពុំបានរៀបតាមលំដាប់អក្ខរក្រមទេ គេត្រូវសរសេរលើក្របសឺមីសំណុំរឿងទូទៅ នូវឈ្មោះសឺមីតូចទាំងអស់ដែលមាន ។ នៅក្នុងសឺមីតូចៗ គេរៀបឯកសារតាមរបៀបដូចគ្នា ហើយចេះតែបន្តដោយគ្មានព្រំខ័ណ្ឌឡើយ ។ ការទុកដាក់ឯកសារ តាមរបៀបដូចខាងលើ ធ្វើឲ្យគេអារកឯកសារឃើញឆាប់រហ័ស ទោះជាឯកសារអ្វីក៏ដោយ ។