សំណួរ-ចម្លើយ ការគ្រប់គ្រងការិយាល័យ (ភាគ៧)

ចង់ប្តូរការងារ ឬ កំពុងស្វែងរកការងារ ផ្វើសារឥឡូវនេះ

សំណួរ

៣១- តើអ្វីទៅជាការគ្រប់គ្រងឯកសារ ?

៣២- តើព័ត៌មាននៃឯកសារដែលបានរក្សាទុកអាចមានអ្វីខ្លះ ?

៣៣- តើវគ្គនៃការតម្កល់ឯកសារមានប៉ុន្មានដំណាក់កាល ? អ្វីខ្លះ ?

៣៤- តើការតំកល់ជារួមគឺជាអ្វី ?

៣៥- តើគុណសម្បត្តិនៃការតំកល់ជារួមមានអ្វីខ្លះ ?

ចម្លើយ

៣១- ការគ្រប់គ្រងឯកសារ គឺជាប្រព័ន្ធនៃការរៀបចំ ត្រួតពិនិត្យ និងថែរក្សា រាល់ព័ត៌មានដែលបង្កើតឡើង ដោយក្រុមហ៊ុន អង្គការ ឬក៏ភ្នាក់ងាររដ្ឋាភិបាល និងគ្រប់គ្រងព័ត៌មានផ្សេងៗ ពីស្ថាប័នខាងក្រៅដែលចូលមកដល់ការិយាល័យផងដែរ ។

៣២- ព័ត៌មាននៃឯកសារដែលបានរក្សាទុកអាចមានដូចជា ទម្រង់លិខិត ច្បាប់ទំលាប់ បញ្ជីឈ្មោះភ្ញៀវ បញ្ជីរាយនាម ឈ្មោះសម្ភារៈយកទៅប្រើប្រាស់ ឯកសារធានារ៉ាប់រង បញ្ជីស្តុកឃ្លាំង បញ្ជីចំណាយ បញ្ជីចុះឈ្មោះពេលប្រើរថយន្ត បញ្ជីតម្លៃទំនិញ របាយការណ៍ប្រចាំខែ សេចក្តីប្រកាសពន្ធ លិខិតទាក់ទងគ្នា កំណត់ហេតុ ព័ត៌មានពីផ្នែកផ្សេងៗ សេចក្តីជូនដំណឹង បែបបទ និងគោលនយោបាយផ្សេងៗ ការសែតសម្រាប់ស្តាប់ និងសម្រាប់មើល... ។

៣៣- វគ្គនៃការតម្កល់ឯកសារមាន៥ដំណាក់កាលគឺ ៖

ដំណាក់កាលទី១ ៖ ការបង្កើត ជាដំណាក់កាលមួយដែលឯកសារត្រូវបានបង្កើតឡើង ដើម្បីជាភស្តុតាង ជារបាយការណ៍ ជាសេចក្តីណែនាំ...។ គ្រប់ឯកសារទាំងអស់ចាំបាច់ត្រូវរៀបចំដាក់ដោយមានសណ្តាប់ធ្នាប់បំផុតមុនពេលវាអាចនឹងត្រូវបានខូចខាត ។
ដំណាក់កាលទី២ ៖ ការប្រើប្រាស់ វាមានសារៈសំខាន់ខ្លាំងណាស់ដែលឯកសារត្រូវបានរក្សាទុក ដោយមានរបៀបរៀបរយ ដើម្បីឲ្យព័ត៌មានទាំងនោះអាចត្រូវបានយកមកវិញយ៉ាងលឿនបំផុត និងមានប្រសិទ្ធិភាពចំពោះអ្នកណាដែលត្រូវការវា ហើយប្រសិទ្ធិភាពនៃបែបបទទាំងនោះបង្កើតឡើង ដើម្បីឲ្យការងារក្នុងក្រុមហ៊ុនកាន់តែមានភាពល្អឥតខ្ជោះ ។
ដំណាក់កាលទី៣ ៖ ការរក្សាទុក វាទាក់ទងទៅនឹងការជ្រើសរើសទុព្វសម្ភារៈដែលសមរម្យជាមួយនឹងទំហំ ទីតាំងដែលយើងមានព្រមជាមួយភាពងាយស្រួល នឹងអាចដំណើរការបានចំពោះអ្នកណាដែលត្រូវការវា ។ សុវត្ថិភាព និងសន្តិសុខនៃឯកសារក្នុងការរក្សាទុកដូចជាឯកសារសំងាត់ និងការកំណត់អ្នកដែលមានសិទ្ធិប្រើប្រាស់វា ។
ដំណាក់កាលទី៤ ៖ ការទាញយកមកប្រើប្រាស់ឡើងវិញ

- វាទាក់ទងទៅនឹងល្បឿន និងភាពងាយស្រួលក្នុងការស្វែងរកឯកសារមកប្រើប្រាស់

- ទាំងនេះវាទាក់ទងទៅនឹង ភាពសមរម្យ និងការចាត់ថ្នាក់ឯកសារទៅតាមលំដាប់លំដោយ

- ហើយវាទាក់ទងផងដែរ ទៅនឹងការបង្កើតប្រព័ន្ធនៃការតាមដាន នៅពេលដែលឯកសារបាត់ពីទីកន្លែងទុកដោយគ្មានហេតុផល ។

ដំណាក់កាលទី៥ ៖ ការបោះបង់ចោល/ការប្រមូលឯកសារទុក ជាទូទៅគ្រប់ឯកសារទាំងអស់ មិនអាចនឹងរក្សាទុករហូតបានទេ បើមិនដូច្នេះនៅក្នុងក្រុមហ៊ុន និងគ្មានកន្លែងទំនេរសម្រាប់ទុកដាក់ឯកសារទាំងនោះបានទេ ។ ក្រុមហ៊ុនជាច្រើនបានបង្កើតនីតិវិធីនៃការរក្សាឯកសារតែក្នុងរយៈពេលកំណត់មួយតែប៉ុណោ្ណះ ។

- រក្សាទុកសម្រាប់ប្រើប្រាស់

- ផ្លាស់ប្តូរទៅកាន់ទីកន្លែងស្តុក

- ផ្លាស់ប្តូរទៅទីកន្លែងរក្សាទុករយៈពេលយូរ

- បំផ្លាញចោល ។

៣៤- ការតំកល់ជារួម គឺជាការទុកដាក់សម្ភារៈតំកល់ទាំងអស់ក្នុងកន្លែងតែមួយជាជាងតាមផ្នែកនានារបស់ក្រុមហ៊ុន ឬអង្គការ ។

៣៥- គុណសម្បត្តិនៃការតំកល់ជារួមមានដូចជា ៖